Privatlivspolitik for Bryggens Roklub

Gældende fra den 21. marts 2023

Bryggens Roklubs dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Denne privatlivspolitik er udarbejdet efter de udgivne vejledninger fra DIF og DGI.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Bryggens Roklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Næstformand Poul Jensen
Adresse: Rundholtsvej 95, 2300 København S
CVR: 29905061
Telefonnr.: 52 39 01 87
Mail: naestformand@bryggensroklub.dk
Hjemmeside: www.bryggensroklub.dk

Databehandleraftale

Der er indgået databehandleraftale med MemberLink Aps, Stenager 2, 6400 Sønderborg der driver vores hjemmeside-, medlems- og regnskabsadministrationssystem.

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

Almindelige personoplysninger:
- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato og indmeldelsesdato
Oplysninger forbundet med rosporten:
- Roture, antal roede kilometer (den digitale roprotokol), tillidsposter, ro-rettigheder (fx inriggerret, typer af styrmandsret og lignende), aflagte svømmeprøver og deltagelse i andre aktiviteter og konkurrencer
Betalinger til klubben:
- Betaling af kontingent og betalinger til Bryggens Roklubs kontoer og MobilePay

Oplysninger om ledere og trænere:

Almindelige personoplysninger:
- Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
- Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til klubben og bankkontonummer samt andre oplysninger nødvendige for at udbetale løn, godtgørelser, refusioner og lignende
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- CPR-nummer (kun for lønnede trænere og for ledere og trænere der har med børn at gøre)
- Oplysninger om strafbare forhold fra indhentelse af børneattest for ledere og trænere der har med børn at gøre

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

Offentlige myndigheder, f.eks. børneattest for ledere og trænere der har med børn at gøre eller nødvendige skatteoplysninger i tilfælde af, at der skal udbetales løn, kørepenge og lignende.
Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse.

Klubbens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

Klubbens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke

Formålene:

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

Klubbens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
Som led i klubbens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
Levering af varer og ydelser du har bestilt
Administration af din relation til os
Føre statistik over medlemmernes ro-aktivitet
Medlemsstatistik mhp. rekruttering af nye medlemmer

Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

Håndtering af ledernes og trænernes hverv og pligter i klubben
Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
Opfyldelse af lovkrav
Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af bådhold, roture, interne resultatlister m.v.
Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
Brug af situationsbilleder taget i klubben, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i klubben
Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF og DGI i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
Da klubben er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af klubben
Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Udarbejdelse af ansøgninger om driftsstøtte og anden støtte fra fonde eller Københavns Kommune

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet kan der ske videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som klubben er medlem af.

For at klubben kan modtage tilskud fra Københavns Kommune videregives oplysninger om medlemstal, medlemmernes navn, alder og funktion i klubben.

I aktivitetskalenderen på hjemmesiden og i den digitale roprotokol videregives oplysninger til medlemmer om andre medlemmers deltagelse i roture og arrangementer mv.

Vi videregiver IKKE personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af klubben, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af klubben. Herefter vil oplysninger, som ikke er af betydning for statistikker mv. blive anonymiseret eller slettet.
Du er selv ansvarlig for at afmelde dig evt. nyhedsbreve, der udsendes via e-mail, sociale medier og lignende, som du har tilmeldt dig som medlem af Bryggens Roklub.

Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.